Bedrijf

Faillissement: archief naar curator of toch vernietigen?

8 juni 2026 · 7 min lezen · DeSnipperaar

Een faillissement is een chaotische gebeurtenis. Schuldeisers, werknemers, klanten, leveranciers, fiscus: allen hebben aandacht voor de boedel. Onderschat in die drukte: het archief. Boekhouding, klantadministratie, HR-dossiers, marketingbestanden, IT-systemen. Wat er mee gebeurt is geen detail; het Burgerlijk Wetboek, de Faillissementswet en de AVG hebben elk een woordje mee te spreken.

Wat zegt de Faillissementswet?

Bij faillissementverklaring komt het beheer van de boedel bij de curator. Het archief is onderdeel van de boedel, want het bevat informatie die nodig is voor afwikkeling: facturen, contracten, debiteuren- en crediteurenadministratie. De curator heeft het recht (en de plicht) deze informatie te raadplegen.

Voor de fiscale bewaarplicht (AWR art. 52, BW art. 2:10) blijft de termijn van 7 jaar bestaan, ook na ontbinding van de rechtspersoon. De curator is verantwoordelijk voor naleving tijdens de afwikkelingsperiode.

Wat zegt de AVG?

De rol van verwerkingsverantwoordelijke verschuift bij faillissement. Vooraf is het de bestuurder; tijdens insolventie is de curator als wettelijk vertegenwoordiger van de boedel formeel verantwoordelijk voor naleving. Praktisch betekent dit:

• Toegangsbeveiliging van archief moet gehandhaafd blijven.
• Persoonsgegevens van klanten/medewerkers/sollicitanten mogen niet langer dan nodig worden bewaard.
• Bij overdracht van archief aan opkoper of doorstart-onderneming: AVG-grondslag voor doorgifte verifieren.
• Bij definitieve afwikkeling: archief verwijderen volgens bewaartermijnen.

De drie fases

Fase 1: Direct na faillissementverklaring

• Archief blijft op locatie (kantoor, opslag).
• Curator inventariseert.
• Werknemers (eindelijk hun ontslagbrief) krijgen tijdelijk geen toegang meer.
• Voorlopig geen vernietiging; eerst inventariseren wat nodig is voor afwikkeling.

Fase 2: Tijdens afwikkeling

• Curator raadpleegt archief voor incasso, schuldeisersoverleg, fiscale aangiftes.
• Eventuele doorstart of overname: archief mogelijk overgedragen aan opvolger.
• HR-dossiers gebruikt voor verwerking ontslagprocedures.
• Klantencorrespondentie voor lopende geschillen.

Fase 3: Na afwikkeling

• Bewaartermijnen toegepast: 7 jaar fiscaal-relevant, korter voor andere categorieen.
• Vernietiging van wat de termijn heeft overschreden.
• Overdracht aan rechtspersoon-opvolger of definitieve vernietiging.

De curator is geen archivaris. Hij beheert de boedel inclusief archief, maar de praktische archiefbeslissingen liggen vaak bij externe specialist of bij doorstart-koper.

Wat NIET mag tijdens faillissement

• Bestuurder kan niet zelfstandig archief vernietigen nadat faillissement is uitgesproken. Beheer ligt bij curator.
• Werknemers kunnen geen persoonlijke kopieen meenemen. Zou onder AVG een datalek zijn.
• Verkoop van klantenlijst zonder grondslag. Klantenlijst is data, niet alleen activum; verkoop vraagt AVG-toets.
• Doorgifte aan onbevoegden. Schuldeisers krijgen alleen wat de curator nodig vindt voor schuldverdeling.

Wat moet er soms juist wel?

• HR-dossiers tijdig vernietigen. Sollicitatiegegevens hebben korte termijnen; niet bewaren tijdens hele afwikkeling.
• Camerabeelden niet onnodig houden. 4-weken-cyclus blijft van toepassing, lees camerabeelden bewaartermijn.
• Cloud-licenties opzeggen binnen termijn, en data deletion attestation vragen.
• USB-sticks en losse hardware verzamelen en (bij definitieve afwikkeling) vernietigen.

Aanbevolen werkwijze voor curator

1. Inventariseer het complete archief (papier, digitaal, hardware).
2. Stel vast welke categorieen nodig zijn voor afwikkeling.
3. Bewaar minimum noodzakelijk voor de afwikkelingsperiode.
4. Plan vernietiging gefaseerd: kortere termijnen eerst (sollicitatie, marketing), 7-jaars-termijn als laatste.
5. Doe vernietiging mobiel op locatie; geen extra ketenstap.
6. Bewaar certificaten in afwikkelingsdossier.

Bij doorstart of overname

Als de boedel of een deel daarvan wordt overgenomen, gaat het archief mee met de activiteit. Onder AVG hoort dit gepaard te gaan met:

• Schriftelijke overdracht (akte).
• Bevestiging dat de overnemer als nieuwe verwerkingsverantwoordelijke optreedt.
• Communicatie aan betrokkenen (klanten, werknemers) waar wettelijk vereist.
• Eventuele ‘recht op vergetelheid' verzoeken na overdracht goed afgehandeld door overnemer.

Voor de bredere context van archief in M&A, lees ons artikel over archief due diligence bij bedrijfsovername.

De rol van mobiele vernietiging in faillissement

Faillissement gaat vaak gepaard met snelle locatieafwikkeling. Mobiele vernietiging op locatie is dan praktisch:

• Geen transport van archief naar tussenstation.
• Één leverancier voor papier en hardware.
• Direct certificaat voor curator-dossier.
• Korte keten in onstabiele organisatieperiode.

---

Bent u curator of werkt u aan een afwikkeling? Mail ons via desnipperaar.nl. We werken vaker met curatoren en kennen de procedure.